Официальный сайт администрации ГО "Город Калининград"

Распоряжение № 424 от 29 июня 2006 г.

                      РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

             ГЛАВА ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА - МЭР ГОРОДА

                          РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 29 июня 2006 года              N 424-р

г.Калининград

Об утверждении Положения

об общем отделе мэрии города

Калининграда и должностных

инструкций сотрудников отдела

  В  соответствии  с  Законом  Калининградской  области "Об основах

муниципальной   службы   в   Калининградской   области",    Уставом

муниципального образования "Город Калининград", Регламентом  мэрии,

постановлением мэра от 16.01.2006г. N15 "Об утверждении структуры и

штатной численности муниципальных должностей мэрии",  распоряжением

мэра  от  16.01.2006г.  N8-р  "Об  утверждении  штатного расписания

работников по техническому обеспечению и рабочих мэрии",

  1.Утвердить  Положение  об общем отделе мэрии города Калининграда

(приложение 1).

  2.Утвердить  должностные  инструкции  сотрудников  общего  отдела

(приложения 2-6).

  3.Распоряжение  N188-р  от  03.09.99 "Об утверждении Положения об

общем отделе мэрии" считать утратившим силу.

     Глава города - мэр                                Ю.А. Савенко

                                                      Приложение 1

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                            ПОЛОЖЕНИЕ

            об общем отделе мэрии города Калининграда

                        I.Общие положения

  1.1.Общий отдел мэрии города Калининграда (далее именуется отдел)

является  структурным  подразделением  мэрии  города  Калининграда,

обеспечивающим деятельность главы города Калининграда- мэра  города

в сфере документационного обеспечения.

  1.2.Отдел  в  своей  деятельности  руководствуется   Конституцией

Российской  Федерации,  федеральными   конституционными   законами,

федеральными законами, законами Калининградской области,  решениями

городского  Совета  депутатов   Калининграда,   постановлениями   и

распоряжениями главы города-мэра, а также настоящим Положением.

  1.3.В  своей  деятельности  отдел подчиняется главе города-мэру и

руководителю аппарата, управляющему делами мэрии.

  1.4.Отдел  осуществляет  свою  деятельность  во взаимодействии со

структурными подразделениями мэрии, органами исполнительной  власти

области,  городским  Советом депутатов Калининграда, муниципальными

предприятиями и учреждениями.

  1.5.Отдел  имеет  круглую  печать  с  мастикой  синего  цвета и в

установленном  порядке  использует  гербовую  печать   с   мастикой

красного цвета.

                        II.Основные задачи

  2.1.Обеспечение  единого  порядка документирования управленческой

деятельности и организации работы с документами в мэрии города.

  2.2.Обеспечение  полноты  и  своевременности  циклов   работы   с

корреспонденцией в подразделениях аппарата управления и структурных

подразделениях мэрии.

  2.3.  Информационно-аналитическое  обеспечение деятельности главы

города  -мэра  и  структурных  подразделений  мэрии  в   работе   с

документами по их исполнению.

  2.4.Координация  деятельности  подразделений  мэрии  в   вопросах

делопроизводства.

  2.5.Разработка  и  внедрение нормативных, методических документов

по совершенствованию документационного обеспечения в подразделениях

мэрии  на  базе  современных  программно-технических  комплексов  в

подготовке и обработке документов.

  2.6.Ведение    централизованного    автоматизированного     учета

документов,  поступивших  в  адрес  главы  города Калининграда-мэра

города,      и      организация      формирования      по      теме

справочно-информационного массива.

  2.7.Разработка  мероприятий  по  совершенствованию форм и методов

работы  с  документами  и внесение предложений руководству мэрии по

повышению исполнительской дисциплины работниками мэрии.

                        III.Функции отдела

  3.1.Обеспечение  приема,  регистрации,   рассмотрения   служебных

документов  и  своевременного  направления их на рассмотрение главе

города - мэру.

  3.2.Обработка,  учет,  регистрация,  входящих  документов  на имя

главы  города  -мэра  и  исходящих  за   его   подписью,   передача

исполнителям,  отправка  адресатам  и  ведение  их  количественного

учета.

  3.3.Обеспечение согласно требованиям Регламента мэрии, Инструкции

по  делопроизводству  единого  порядка  работы  с   документами   в

подразделениях  аппарата  управления  и  структурных подразделениях

мэрии  с  использованием  автоматизированной  системы  электронного

ввода "Lotus Notes".

  3.4.Организация  работы  с  документами,  содержащими  информацию

ограниченного распространения в соответствии с Регламентом мэрии  и

другими нормативно-правовыми документами.

  3.5.Обеспечение  оперативного  прохождения  всех видов документов

главы города - мэра в структурные подразделения мэрии.

  3.6.Контроль  за  исполнением  поручений  главы  города - мэра по

направленным для исполнения документам.

  3.7.Сверка  наличия  документов,  находящихся  на  исполнении   в

структурных подразделениях мэрии.

  3.8.Обеспечение  совершенствования  работы по оформлению правовых

актов, распорядительных документов мэрии.

  3.9.Прием, регистрация и выпуск распорядительных документов главы

города  -  мэра,  их  рассылка   согласно   реестру,   оформленному

исполнителем, создание фонда копий.

  3.10.Обеспечение   соблюдения   требований   Регламента    мэрии,

Инструкции  по  делопроизводству  в  мэрии  сотрудниками  мэрии   в

вопросах организации работы с документами.

  3.11.     Оформление     и     передача     в      МУ      "Центр

информационных-коммуникационных   технологий"   электронных   копий

распорядительных документов главы города - мэра.

  3.12.Организация  автоматизированной  подготовки  и тиражирования

документов главы города-мэра.

  3.13.Выполнение копировальных работ документов отдела.

  3.14. Подготовка номенклатуры дел и составление годового  раздела

сводной описи дел постоянного срока хранения.

  3.15.Комплектование,  учет,  хранение  и  использование архивного

фонда документов, созданных в результате деятельности главы города-

мэра и отдела.

  3.16.  Оформление  и  переплет  дел  постоянного  срока  хранения

отражающихся в деятельности отдела.

  3.17.  Организация  работы  по  подготовке  и передаче документов

постоянного срока хранения в МУ "Калининградский городской архив".

  3.18.  Оформление  и  переплет  копий распорядительных документов

главы города - мэра с последующей передачей в прокуратуру области.

  3.19.  Участие  в  развитии  единой  автоматизированной   системы

делопроизводства  в  отделе  и  структурных  подразделениях мэрии с

применением современных технологий.

  3.20.  Внесение  предложений  по  доработке  и  совершенствованию

программного обеспечения автоматизированных систем управления.

  3.21.Контроль  по  учету  и  использованию  бланков  главы города

Калининграда - мэра города, мэрии города Калининграда.

  3.22.Заверение  копий  постановлений  и распоряжений главы города

Калининграда - мэра города, служебных документов.

  3.23.Координация работы по контролю за своевременным  исполнением

документов   с   поручениями   главы    города-мэра    структурными

подразделениями  мэрии,  администрациями  районов,   муниципальными

предприятиями.

  3.24.Методическое  руководство  и  оказание  практической  помощи

сотрудникам мэрии в вопросах делопроизводства.

  3.25.Своевременное  внесение  изменений и дополнений в Инструкцию

по   делопроизводству   мэрии   города   Калининграда    в    целях

совершенствования работы с документами в мэрии.

  3.26.Проведение  анализа  работы  с  документами  в мэрии города,

систематическое  информирование  должностных  лиц  мэрии  по  этому

вопросу.

  3.27.Проведение   инструктажа,   консультаций,   методической   и

практической  помощи   исполнителям   по   организации   работы   с

документами.

  3.28.Организация  и  подготовка  семинаров, совещаний по вопросам

делопроизводства с сотрудниками мэрии.

  3.29.Разработка  мероприятий  по   совершенствованию   работы   с

документами,  Инструкций,  Положений  и  методических материалов по

делопроизводству.

  3.30.Совершенствование  знаний  и   изучение   опыта   работы   с

документами  в  органах  исполнительской  власти  других областей и

городов.

  3.31.Принимать  участие  в  работе  комиссий  мэрии  по  проверке

администраций  районов,  МУ и МП, структурных подразделений мэрии в

части ведения делопроизводства и составлять соответствующие справки

по результатам проверки.

                   IV.Полномочия и права отдела

  4.1.Запрашивать  и  получать  в  установленном порядке документы,

информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной  сфере

деятельности   от   администраций   районов   города,    комитетов,

управлений, отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.

  4.2.Возвращать исполнителям для доработки документы,  оформленные

с нарушением требований Регламента, Инструкции по  делопроизводству

мэрии.

  4.3.Требовать  от  администраций  районов   города,   структурных

подразделений  мэрии,  муниципальных   предприятий   и   учреждений

представления информации об исполнении документов.

  4.5.Вносить  предложения  должностным лицам мэрии о привлечении к

дисциплинарной  ответственности  виновных  лиц  в  случае   грубого

нарушения установленных правил работы с документами.

  4.6.Контролировать  доработку  автоматизированной  системы "Lotus

Notes" и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию.

  4.7.Вносить  предложения  руководителю   аппарата,   управляющему

делами  мэрии  о  рассмотрении вопросов по совершенствованию форм и

методов работы с документами.

  4.8.Использовать системы связи и коммуникации мэрии.

  4.9.Принимать участие в работе заседаний, совещаний мэрии.

                        V.Структура отдела

  5.1.Структура,  штаты  и  Положение об отделе утверждаются главой

города Калининграда - мэром города.

  5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый  от

должности распоряжением главы города Калининграда - мэром города по

представлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.

  5.3.Муниципальные служащие отдела назначаются и освобождаются  от

должности  распоряжением  главы  города Калининграда - мэра города,

технические   сотрудники   -   приказом   руководителя    аппарата,

управляющего делами мэрии по представлению начальника отдела.

  5.4.Сотрудники  отдела  подчиняются  начальнику  отдела и под его

руководством выполняют работу и поручения, возложенные на отдел.

                                                      Приложение 2

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                      ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                   начальника общего отдела мэрии

    I.Общие положения

  1.1.Начальник отдела назначается на должность и освобождается  от

должности распоряжением главы города Калининграда - мэра города  по

представлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.

  1.2.Руководит  деятельностью  отдела  на  принципах единоначалия,

обеспечивая решение возложенных на отдел задач.

  1.3.В  своей  деятельности  руководствуется:   Конституцией   РФ,

Федеральными  Законами,  другими  нормативно-правовыми  актами  РФ,

Калининградской  области,  правовыми  актами  главы  города  - мэра

города  Калининграда,  Уставом  муниципального  образования  "Город

Калининград", Регламентом мэрии, Положением об отделе,  Инструкцией

по делопроизводству мэрии города Калининграда.

  1.4.Непосредственно   подчиняется   главе   города   -   мэру   и

руководителю аппарата, управляющему делами мэрии.

  1.5.На  период  отсутствия  в   связи   с   отпуском,   болезнью,

командировкой, его обязанности исполняет главный специалист отдела.

                            II.Функции

  2.1.Основными   функциями   и   задачей    начальника    является

совершенствование организации работы с документами в мэрии города.

  2.2.Обеспечение  единого  порядка документирования управленческой

деятельности и организации работы с документами в мэрии города.

  2.3.Обеспечение  полноты  и  своевременности  циклов   работы   с

корреспонденцией в подразделениях аппарата управления и структурных

подразделениях мэрии.

  2.4.  Информационно-аналитическое  обеспечение деятельности главы

города  -мэра  и  структурных  подразделений  мэрии  в   работе   с

документами по их исполнению.

  2.5.Координация  деятельности  подразделений  мэрии  в   вопросах

делопроизводства.

  2.6.Разработка  и  внедрение нормативных, методических документов

по совершенствованию документационного обеспечения в подразделениях

мэрии  на  базе  современных  программно-технических  комплексов  в

подготовке и обработке документов.

  2.7.Разработка  мероприятий  по  совершенствованию форм и методов

работы  с  документами  и внесение предложений руководству мэрии по

повышению исполнительской дисциплины работниками мэрии.

                         III.Обязанности

  3.1.Осуществляет  общее  руководство  деятельностью отдела, несет

персональную  ответственность  за  результаты  деятельности отдела,

состояние  производственной  и  трудовой   дисциплины   в   отделе,

распределяет должностные обязанности между сотрудниками отдела.

  3.2.Планирует работу отдела.

  3.3.Самостоятельно  принимает  решения по вопросам, относящимся к

сфере деятельности отдела.

  3.4.Представляет  отдел  в  отношениях  с  другими   сотрудниками

структурных  подразделений   мэрии,   органами   исполнительной   и

законодательной  власти,  государственными   и   негосударственными

организациями, муниципальными учреждениями и предприятиями.

  3.5.Вносит    в    установленном    порядке     предложения     о

совершенствовании структуры отдела и изменении штатного  расписания

отдела.

  3.6.Вносит  в  установленном  порядке на рассмотрение руководства

проекты  нормативно-правовых  актов  по  вопросам, входящим в сферу

деятельности отдела.

  3.7.Участвует в заседаниях, совещаниях мэрии.

  3.8.Осуществляет контроль и методическое руководство организацией

делопроизводства в структурных подразделениях мэрии.

  3.9.Контролирует   своевременную    обработку    поступающей    и

отправляемой корреспонденции главы города - мэра.

  3.10.Обеспечивает контроль за организацией работы с  документами,

содержащими информацию ограниченного распространения.

  3.11.Организует  систему  контроля за исполнением поручений главы

города -мэра по документам, направленным для исполнения.

  3.12.Организует  прием,  регистрацию  и  выпуск  распорядительных

документов главы города-мэра, их рассылку, создание фонда  бумажных

копий    и    передачу    электронных    копий    в    МУ    "Центр

информационно-коммуникационных  технологий"  для  формирования базы

данных.

  3.13.Организует    формирование    и    ведение    баз     данных

учетно-информационной   работы   по   документам   с    применением

компьютерной техники сотрудниками отдела.

  3.14.Организует   своевременное   и    качественное    выполнение

машинописных  и  копировальных  работ в соответствии с требованиями

Регламента мэрии.

  3.15.Организует  работу  по  ознакомлению  заинтересованных   лиц

предприятий,  учреждений,  организаций  города,  должностных  лиц и

граждан    с    распорядительными    документами    главы    города

(постановления, распоряжения), выдаче копий, выписок и справок.

  3.16.Осуществляет контроль за сохранностью документов текущего  и

архивного делопроизводства.

  3.17.Оказывает методическую и практическую помощь исполнителям  и

заинтересованным   лицом   по   вопросам   организации   работы   с

документами, проводит консультацию по вопросам своей деятельности.

  3.18.Организует  и  проводит  семинары,  совещания  по   вопросам

делопроизводства.

  3.19.Разрабатывает  мероприятия  по  совершенствованию  работы  с

документами,  Инструкции,  Положения  и  методических материалов по

делопроизводству.

  3.20.Обеспечивает  контроль   за   трудовой   и   исполнительской

дисциплиной.

  3.21.Организует  подписку  периодических  изданий  для работников

отдела, структурных подразделений аппарата управления.

                            IV.Права

  4.1.Начальник отдела имеет права изложенные в Законе "Об  основах

муниципальной службы Калининградской области".

  4.2.Запрашивать  и  получать  в  установленном порядке документы,

информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной  сфере

деятельности   от   администраций   районов   города,    комитетов,

управлений, отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.

  4.3.Возвращать исполнителям для доработки документы,  оформленные

с нарушением требований Регламента, Инструкции по  делопроизводству

мэрии.

  4.4.Требовать  от  администраций  районов,  подразделений  мэрии,

муниципальных предприятий и учреждений представления информации  об

исполнении документов.

  4.5.Осуществлять  контроль   за   правильностью   составления   и

оформления проектов распорядительных актов главы города-мэра.

  4.6.Вносить  предложения  должностным лицам мэрии о привлечении к

дисциплинарной  ответственности  виновных  лиц  в  случае   грубого

нарушения установленных правил работы с документами.

  4.7.Контролировать  доработку  автоматизированной  системы "Lotus

Notes" и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию.

  4.8.Вносить  предложения  руководителю   аппарата,   управляющему

делами  мэрии  о  рассмотрении вопросов по совершенствованию форм и

методов работы с документами.

  4.9.Использовать системы связи и коммуникации мэрии.

  4.10.Принимать участие в работе заседаний, совещаний мэрии.

                        V.Ответственность

  Начальник отдела несет ответственность:

  5.1.За  ненадлежащее  выполнение  обязанностей,   предусмотренных

должностной инструкцией и трудовым договором;

  5.2.За качественное и своевременное выполнение задач, возложенных

на общий отдел;

  5.3.За сохранность документов, находящихся в общем отделе;

  5.4.За  соблюдение  Положения  об  отделе  и  Правил  внутреннего

трудового распорядка.

                 VI.Квалификационные требования

  6.1.На  должность  начальника  отдела  назначается руководитель с

высшим  профессиональным  образованием,  имеющий  опыт  руководящей

работы не менее 3 лет.

  6.2.Начальник  отдела  при  выполнении  своих обязанностей обязан

знать:

  -основы трудового законодательства;

  -федеральные  и  местные  Законы,  регламентирующие  деятельность

органов местного самоуправления;

  -Устав муниципального образования "Город Калининград";

  -Регламент мэрии;

  -нормативно-правовые  акты  РФ,  отражающие  порядок   работы   с

документами;

  -Инструкцию по делопроизводству мэрии г. Калининграда;

  -структуру муниципального образования "Город Калининград";

  -Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.

                                                      Приложение 3

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

               главного специалиста общего отдела

                        1.Общие положения

  1.1.Главный специалист общего отдела назначается и  освобождается

от должности распоряжением главы города Калининграда - мэра  города

по представлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии и

начальника общего отдела.

  1.2.В  своей  деятельности  главный  специалист   непосредственно

подчиняется начальнику общего отдела.

  1.3.На  период  отпуска  начальника  общего  отдела исполняет его

обязанности.

  1.4.На  период  отсутствия  главного специалиста (отпуск, болезнь

командировка)  его  обязанности  по   решению   начальника   отдела

перераспределяются среди ведущих специалистов отдела.

  1.5. В своей деятельности главный специалист руководствуется:

  -Регламентом мэрии города Калининграда;

  -Уставом муниципального образования "Город Калининград";

  -Инструкцией по делопроизводству мэрии города Калининграда;

  -Положением об общем отделе.

                           II.Функции

  2.1.Основными    задачами    главного    специалиста     является

совершенствование организации работы с документами.

  2.2.Своевременное  и  качественное  выполнение   возложенных   на

главного специалиста обязанностей.

                        III. Обязанности

  3.1.Осуществляет  регистрацию  постановлений,  распоряжений главы

города  Калининграда  -  мэра  города,  их  ввод в электронную базу

документооборота,  приказов  руководителя  аппарата,   управляющего

делами, приказов начальника гражданской обороны города.

  3.2.Ежедневно  осуществляет  ввод информации в автоматизированной

системе  "Lotes  Notes"  для  формирования  базы  данных   принятых

распорядительных документов главы города-мэра.

  3.3.Осуществляет  учет  и  ввод  в  базу,  указов  и распоряжений

Губернатора  Калининградской  области,  постановлений Правительства

Калининградской  области,  Законов,  постановлений  Калининградской

областной Думы, решений городского Совета депутатов г.Калининграда.

  3.4.Осуществляет  отправку  распорядительных   документов   мэрии

согласно реестра рассылки.

  3.5.Формирует  протоколы  распорядительных документов мэрии главы

города - мэра.

  3.6.Составляет  номенклатуру  дел  документов  постоянного  срока

хранения.

  3.7.Составляет описи дел постоянного срока хранения.

  3.8.Оформляет акты на уничтожение документов.

  3.9.Осуществляет  работу  по  формированию  дел   постоянного   и

временного   сроков   хранения.   Обеспечивает   научно-техническую

обработку  документов,  их  сохранность  в  отделе  и ведомственном

архиве  и  передачу   дел   постоянного   срока   хранения   в   МУ

"Калининградский  городской  архив".  3.10.Участвует   в   плановых

проверках  состояния  ведения  делопроизводства  и  исполнительской

дисциплины  в  структурных  подразделениях   мэрии,   муниципальных

предприятиях и учреждениях.

  3.11.Проводит  разъяснительную  работу   справочно-информационного

характера с посетителями.

  3.12.Качественно  осуществляет  работу  по  размножению служебных

документов на множительной технике.

  3.13.Осуществляет контроль за техническим состоянием оборудования

и  техники  отдела,  за   наличием   необходимого   материала   для

размножения   служебных   документов.   Своевременно   сообщает   о

неисправностях  техники  руководству  отдела,   сервисную   службу,

соблюдает технику безопасности.

  3.14.Осуществляет  выдачу,  контроль,  учет использование бланков

главы города Калининграда - мэра города, мэрии города Калининграда.

  3.15.Заверяет  копии  постановлений и распоряжений главы города -

мэра, служебных документов.

  3.16.Вносит  предложения   по   доработке   и   совершенствованию

программного обеспечения автоматизированной системы общего отдела.

  3.17.Возвращает исполнителям для доработки документы, оформленные

с нарушением требований Регламента, Инструкции по  делопроизводству

мэрии.

  3.18.Своевременно  и  качественно  выполняет  указания начальника

общего отдела.

                            IV. Права

  4.1.  Главный  специалист  отдела имеет права изложенные в Законе

"Об основах муниципальной службы Калининградской области".

  4.2.Запрашивать  и  получать  в  установленном порядке документы,

информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной  сфере

деятельности   от   администраций   районов   города,    комитетов,

управлений, отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.

  4.3.Возвращать исполнителям для доработки документы,  оформленные

с нарушением требований Регламента, Инструкции по  делопроизводству

мэрии.

  4.4.Вносить предложения начальнику отдела о рассмотрении вопросов

по совершенствованию форм и методов работы с документами.

  4.5.Использовать системы связи и коммуникации мэрии.

                        V. Ответственность

  Главный специалист общего отдела несет ответственность:

  5.1.  За  качество  и  надлежащее  исполнение  своих  должностных

обязанностей;

  5.2.За последствия принятых им решений, выходящих за пределы  его

полномочий;

  5.3.За сохранность служебных документов и служебной информации;

  5.4.За  соблюдение  Положения  об  отделе,   Правил   внутреннего

трудового распорядка и исполнительской дисциплины.

                 VI. Квалификационные требования

  6.1.На  должность  главного  специалиста  общего   отдела   мэрии

принимается  специалист  с  высшим  профессиональным образованием и

опытом работы не менее 3-х лет.

  6.2.Главный специалист обязан знать:

  -основы трудового законодательства;

  -федеральные,  областные  и   Законы   Калининградской   области,

регламентирующие деятельность органов местного самоуправления;

  -Устав муниципального образования "Город Калининград";

  -Регламент мэрии;

  -нормативно-правовые  акты,  устанавливающие  порядок  работы   с

документами;

  -Инструкцию по делопроизводству мэрии города Калининграда;

  -структуру мэрии;

  -Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.

  6.3.Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.

                                                      Приложение 4

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

               ведущего специалиста общего отдела

                        1.Общие положения

  1.1.Ведущий специалист общего отдела назначается и  освобождается

от   должности   распоряжением   мэра   города   по   представлению

руководителя  аппарата,  управляющего  делами  и  начальника общего

отдела.

  1.2.В  своей  деятельности  ведущий  специалист   непосредственно

подчиняется начальнику общего отдела.

  1.3.Во  время  отсутствия  главного  специалиста  (  в  связи   с

болезнью, отпуском, командировкой) выполняет его обязанности.

  1.4. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется:

  -Регламентом мэрии города Калининграда;

  -Уставом муниципального образования "Город Калининград";

  -Регламентом мэрии, Инструкцией по делопроизводству мэрии  города

Калининграда;

  -Положением об общем отделе.

                           II. Функции

  2.1.Основными    задачами    ведущего    специалиста     является

совершенствование организации работы с документами.

  2.2.Своевременно и качественно выполнять возложенные на  ведущего

специалиста обязанности.

                         III. Обязанности

  3.1.Ежедневно принимает корреспонденцию на имя главы города-мэра,

проверяет реквизиты документа.

  3.2.Формирует   электронную   базу   "Lotes    Notes"    входящей

корреспонденции.

  3.3.Ежедневно  осуществляет  регистрацию,  четкий  ввод   текстов

поступающих  документов  на  имя главы города-мэра для формирования

базы учета и контроля поступающей корреспонденции.

  3.4.Еженедельно  (четверг)  делает  справку-анализ, напоминания о

сроках  исполнения  документов,   поступивших   на   исполнение   в

структурные    подразделения    мэрии,    администрации    районов,

муниципальные предприятия и учреждения.

  3.5.Осуществляет  рассылку  документов в предприятия, учреждения,

организации города.

  3.6.Формирует дела временного и постоянного сроков хранения.

  3.7.Вносит   предложения   по   доработке   и   совершенствованию

программного обеспечения автоматизированной системы общего отдела.

  3.8.Качественно  и  в  установленные сроки осуществляет работу по

размножению служебных документов на множительной технике.

  3.9.Следит  за  техническим  состоянием  оборудования  и  техники

отдела,  за  наличием  необходимого   материала   для   размножения

служебных  документов.  Своевременно  сообщает   о   неисправностях

техники руководителю отдела, соблюдает технику безопасности.

  3.10.Своевременно  и  качественно выполняет указания руководителя

общего отдела.

  3.11.Проводит  разъяснительную  работу  справочно-информационного

характера с посетителями.

                            IV. Права

  4.1.  Ведущий  специалист отдела имеет права, изложенные в Законе

"Об основах муниципальной службы Калининградской области".

  4.2.Запрашивать  и  получать  в  установленном порядке документы,

информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной  сфере

деятельности   от   администраций   районов   города,    комитетов,

управлений, отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.

  4.3.Возвращать исполнителям для доработки документы,  оформленные

с нарушением требований Регламента, Инструкции по  делопроизводству

мэрии.

  4.4.Вносить предложения начальнику отдела о рассмотрении вопросов

по совершенствованию форм и методов работы с документами.

  4.5.Использовать системы связи и коммуникации мэрии.

                        V.Ответственность

  Ведущий специалист общего отдела несет ответственность:

  5.1.За  качественное  и  надлежащее  исполнение своих должностных

обязанностей;

  5.2.За последствия принятых им решений, выходящих за пределы  его

полномочий;

  5.3.За сохранность служебных документов;

  5.4.За  соблюдение  Положения  об  общем  отделе Правил трудового

распорядка и исполнительской дисциплины.

                  VI.Квалификационные требования

  6.1.  На  должность  ведущего  специалиста  общего  отдела  мэрии

принимается    специалист    с    высшим    профессиональным    или

средне-специальным образованием и опытом работы.

  6.2.Ведущий специалист обязан знать:

  -основы трудового законодательства;

  -федеральные  и   областные   Законы   Калининградской   области,

регламентирующие деятельность органов местного самоуправления;

  -Устав муниципального образования "Город Калининград";

  -Регламент мэрии;

  -нормативно-правовые   акты,   отражающие   порядок   работы    с

документами;

  -Инструкцию по делопроизводству мэрии города Калининграда;

  -структуру мэрии;

  -Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.

  6.3.Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.

                                                      Приложение 5

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

               ведущего специалиста общего отдела

                        1.Общие положения

  1.1.Ведущий специалист общего отдела назначается и  освобождается

от   должности   распоряжением   мэра   города   по   представлению

руководителя  аппарата,  управляющего  делами  и  начальника общего

отдела.

  1.2.В  своей  деятельности  ведущий  специалист   непосредственно

подчиняется начальнику общего отдела.

  1.3.Во  время  отсутствия  ведущего  специалиста общего отдела (в

связи с болезнью, отпуском, командировкой) исполнение  обязанностей

осуществляет главный специалист отдела.

  1.4. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется:

  -Регламентом мэрии города Калининграда;

  -Уставом муниципального образования "Город Калининград";

  - Регламентом мэрии, Инструкцией по делопроизводству мэрии города

Калининграда;

  -Положением об общем отделе.

                            II.Функции

  2.1.Основными    задачами    ведущего    специалиста     является

совершенствование организации работы с документами.

  2.2.Своевременное  и  качественное  выполнение   возложенных   на

ведущего специалиста обязанностей.

                         III. Обязанности

  3.1.  Получает  корреспонденцию  на  имя  главы  города  -  мэра,

сортирует и передает на доклад начальнику общего отдела.

  3.2.Получает   периодические   издания,   сортирует   по   папкам

подразделений  аппарата  управления   мэрии,   формирует   подшивку

периодических изданий (газеты, журналы) общего отдела.

  3.3.Осуществляет  снятие  с  контроля исполнительных документов в

журнале  учета  структурными  подразделениями мэрии и в электронной

базе "Lotuc Notes".

  3.4.Осуществляет  учет  и  передачу  документов   в   структурные

подразделения   мэрии,   администрации    районов,    Правительство

Калининградской области, областную Думу, городской Совет депутатов,

областную прокуратуру.

  3.5.Получает заказные письма, посылки на имя глава города -  мэра

руководства мэрии, относит заказы в типографию.

  3.6.Отправляет исходящую корреспонденцию по адресатам.

  3.7.Формирует  дела  временного  и  постоянного  сроков хранения,

оформляет  протоколы  распорядительных документов главы города-мэра

осуществляет  передачу  протокольных  постановлений   в   областную

прокуратуру.

  3.8.Обеспечивает сохранность документов.

  3.9.Качественно  осуществляет  работу  по  размножению  служебных

документов на множительной технике.

  3.10.Следит  за  техническим  состоянием  оборудования  и техники

отдела,  за  наличием  необходимого   материала   для   размножения

служебных  документов.  Своевременно  сообщает   о   неисправностях

техники  руководству  отдела,  сервисную  службу, соблюдает технику

безопасности.

  3.11.Своевременно  и  качественно  выполняет  указания начальника

общего отдела.

  3.12.Проводит  разъяснительную  работу  справочно-информационного

характера с посетителями.

  3.13.Осуществляет  ввод  информации  в электронную базу исходящих

документов главы города - мэра.

                             IV.Права

  4.1.Ведущий специалист отдела имеет права изложенные в Законе "Об

основах муниципальной службы Калининградской области".

  4.2.Запрашивать  и  получать  в  установленном порядке документы,

информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной  сфере

деятельности   от   администраций   районов   города,    комитетов,

управлений, отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.

  4.3.Возвращать исполнителям для доработки документы,  оформленные

с нарушением требований Регламента, Инструкции по  делопроизводству

мэрии.

  4.4.Вносить предложения начальнику отдела о рассмотрении вопросов

по совершенствованию форм и методов работы с документами.

  4.5.Использовать системы связи и коммуникации мэрии.

                        VI.Ответственность

  Ведущий специалист общего отдела несет ответственность:

  6.1.В соответствии с Законом Калининградской области "Об  основах

муниципальной службы в Калининградской области" и Трудовым Кодексом

РФ;

  6.2.  За  качество  и  надлежащее  исполнение  своих  должностных

обязанностей;

  6.3.За последствия принятых им решений, выходящих за пределы  его

полномочий;

  6.4.За сохранность служебных документов;

  6.5.За  соблюдение  Положения об общем отделе, Правил внутреннего

трудового распорядка и исполнительской дисциплины.

                 VI.Квалификационные требования

  6.1.  На  должность  ведущего  специалиста  общего  отдела  мэрии

принимается    специалист    с    высшим    профессиональным    или

средне-специальным образованием и опытом работы.

  6.2.Ведущий специалист обязан знать:

  -основы трудового законодательства;

  -федеральные  и  областные  Законы, регламентирующие деятельность

органов местного самоуправления;

  -Устав муниципального образования "Город Калининград";

  -Регламент мэрии;

  -нормативно-правовые   акты,   отражающие   порядок   работы    с

документами;

  -Инструкцию по делопроизводству мэрии города Калининграда;

  -структуру мэрии;

  -Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.

  6.3.Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.

                                                      Приложение 6

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

           делопроизводителя общего отдела, секретаря

                 административной комиссии мэрии

                        1.Общие положения

  1.1.Делопроизводитель  общего  отдела, секретарь административной

комиссии   мэрии,   далее    делопроизводитель,    назначается    и

освобождается  от   должности   приказом   руководителя   аппарата,

управляющего делами по представлению начальника общего отдела.

  1.2.В  своей   деятельности   делопроизводитель   непосредственно

подчиняется руководителю аппарата, управляющему делами и начальнику

общего отдела.

  1.3.В  свободное  от  исполнения  своих  обязанностей  время  или

отпуска,  болезни  (секретаря   приемной   руководителя   аппарата,

управляющего делами мэрии) выполняет его обязанности.

  1.4.В своей работе руководствуется:

  -Конституцией РФ;

  -Уставом муниципального образования "Город Калининград";

  -Положением   об   административной   комиссии    мэрии    города

Калининграда;

  -Регламентом мэрии, Инструкцией по делопроизводству мэрии  города

Калининграда;

  -Правилами  и  установленным   порядком   работы   со   служебным

документами.

                           II. Функции

  2.1.Основной задачей делопроизводителя является совершенствование

организации работы с документами.

  2.2.Своевременно   и   качественно   выполнять   возложенные   на

делопроизводителя обязанности.

                        III. Обязанности

  3.1.Осуществляет  прием  и учет протоколов, поступающих из отдела

милиции по борьбе с правонарушениями в сфере потребительского рынка

и   исполнения   административного   законодательства    при    УВД

Калининградской области.

  3.2.Участвует в заседании административной комиссии мэрии.

  3.3.Ведет  протоколы  заседания   административной   комиссии   в

соответствии с установленными требованиями.

  3.4.Оформляет   постановления   административной    комиссии    в

соответствии с установленными требованиями.

  3.5.Отправляет  по  почте постановления административной комиссии

нарушителям, не явившимся на заседания.

  3.6.Отправляет  исходящую  корреспонденцию судебным приставам для

возбуждения  исполнительного  производства  о  взыскании  штрафов и

исполнителям, принимает почту от судебных приставов.

  3.7.Ведет журналы входящей и исходящей корреспонденции, связанной

с деятельностью административной комиссии.

  3.8.Ведет учет почтовых уведомлений.

  3.9.Осуществляет контроль по оплате штрафов нарушителями.

  3.10.Осуществляет  доставку  из  казначейства квитанций об оплате

штрафов нарушителями.

  3.11.Осуществляет  прием  квитанций об оплате штрафа от граждан и

делает отметку в журнале об исполнении.

  3.12.Формирует  дела  временного  и  постоянного  сроков хранения

документов административной комиссии.

  3.13.Запрашивает  отчеты  о  работе   административных   комиссий

администраций  районов  города,  анализирует  и  составляет  отчеты

(еженедельно,   ежемесячно,   полугодовой,   годовой)   по   работе

административной комиссии мэрии и районных администраций.

  3.14.Осуществляет  учет  постановлений  административной комиссии

(ведет журнал регистрации).

  3.15.Осуществляет  учет  исходящей  корреспонденции (ведет журнал

регистрации) для отправки правонарушителям.

                            IV.Права

  4.1.Делопроизводитель имеет права, изложенные в Трудовом  Кодексе

РФ.

   4.2.Запрашивать  отчеты  о  работе   административных   комиссий

администраций районов города.

   4.3.Докладывать  председателю  административной  комиссии  мэрии

города  о  фактах   неисполнения   постановлений   административной

комиссии правонарушителями.

   4.4.Вносить    предложения     совершенствованию     организации

делопроизводства    в    части     организации     документооборота

административной комиссии мэрии города.

                        V.Ответственность

  Делопроизводитель общего отдела несет ответственность:

  5.1.За  качественное  и  надлежащее  исполнение своих должностных

обязанностей.

  6.2.За  последствия  принятых  решений,  выходящих за пределы его

полномочий;

  6.3.За сохранность служебных документов;

  6.4.За  соблюдение  Положения  об  общем отделе, правил трудового

распорядка и исполнительной дисциплины.

                 VI.Квалификационные требования

  6.1.На  должность  делопроизводителя  общего  отдела  назначается

специалист  с  высшим  профессиональным  или  средне  - специальным

образованием  и  стажем  работы  (не  менее  одного  года)  в сфере

делопроизводства.

  6.2. Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.

                                                      Приложение 7

                                       к распоряжению главы города

                                          Калининграда-мэра города

                                         от 29 июня 2006г. N 424-р

                     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                   оператора ЭВМ общего отдела

                       I. Общие положения

  1.1.Оператор  ЭВМ  общего  отдела  назначается и освобождается от

должности распоряжением главы города Калининграда - мэра города  по

представлению  руководителя   аппарата,   управляющего   делами   и

начальника общего отдела.

  1.2.В  своей  работе  оператор  ЭВМ  непосредственно  подчиняется

начальнику общего отдела.

  1.3.На  период  отпуска  другого  оператора  ЭВМ  исполняет   его

обязанности.

  1.4.В свободное от исполнения своих обязанностей время  оказывает

помощь сотрудникам общего отдела.

  1.5. Оператор ЭВМ в своей работе руководствуется:

  -Регламентом мэрии города Калининграда;

  -Инструкцией  по  делопроизводству  мэрии  города  Калининграда и

другими  правовыми  актами,   регулирующими   порядок   работы   со

служебными документами;

                           II. Функции

  2.1.Основной   задачей   оператора   ЭВМ   является    выполнение

машинописных работ и совершенствование работы с документами.

  2.2.Своевременное  и  качественное  выполнение   возложенных   на

оператора ЭВМ обязанностей.

                         III.Обязанности

  3.1. Качественно и в установленные сроки по поручению  начальника

общего отдела выполняет работу по печатанию служебных документов.

  3.2. Оформляет протоколы постановлений мэра города.

  3.3. Обеспечивает сохранность служебных документов.

  3.4.Следит   за   состоянием   компьютера,    пишущей    техники.

Своевременно сообщает о неисправностях руководителю отдела.

  3.5.Соблюдает  технику  безопасности  и  правила  пользования при

работе на компьютере и множительной технике.

  3.6.  Во  время  неполной загрузки машинописной работой выполняет

работу на множительной технике.

  3.7.Своевременно  и  качественно  выполняет  указания  начальника

общего отдела.

                            IV.Права

  4.1.Оператор ЭВМ имеет права изложенные в Трудовом Кодексе РФ.

  4.2.Требовать соблюдения законодательства о труде.

  4.3.Вносить предложения по улучшению организации труда оператора.

                       V. Ответственность

  Оператор ЭВМ общего отдела несет ответственность:

  5.1.За  качество  и  надлежащее  исполнение   своих   должностных

обязанностей.

  5.2.За  последствия  принятых  решений,  выходящих за пределы его

полномочий;

  5.3.За сохранность служебных документов;

  5.4.За  соблюдение  Положения  об  общем отделе, правил трудового

распорядка и исполнительной дисциплины.

                 VI.Квалификационные требования

  6.1.  На  должность  оператора  ЭВМ  общего  отдела   назначается

специалист со средним профессиональным образованием, стажем  работы

не менее одного года работы на компьютере.

  6.2.Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.